Tout savoir sur Easy Syndic Luxembourg

Un syndic est obligatoire dès qu’il y a copropriété. Lorsque le syndic n’est pas nommé par le règlement de copropriété (acte de base), une personne doit être mandatée par l’AG, afin de représenter la copropriété si nécessaire, et de remplir les différentes obligations face aux fournisseurs de la copropriété. Cette personne peut être un syndic professionnel ou bénévole, membre ou non, de l’association des copropriétaires.

Les décomptes peuvent être trimestriels ou annuels. S’ils sont trimestriels, ils sont basés sur les charges réelles d’un trimestre. S’ils sont annuels, les copropriétaires versent des provisions de charges tout au long de l’exercice et un relevé des charges est établi en fin d’exercice. En fonction des dépenses, les copropriétaires sont remboursés ou doivent verser un complément de charges à la copropriété.

Je dois me faire connaître auprès de mon syndic, lui communiquer mes coordonnées, ainsi que ceux de mes locataires si nécessaire.

Concernant les convocations aux assemblées générales, la loi exige que les copropriétaires soient convoqués par recommandé.Cependant, le courriel a une valeur légale si le copropriétaire a fait savoir par écrit à son syndic qu’il désirait recevoir ses convocations par courriel et non par recommandé. Dans de nombreux immeubles, les copropriétaires préfèrent recevoir les convocations aux AG par courriel ou courrier simple pour limiter les frais de la copropriété. Les communications se font de plus en plus par courriel : transmission des décomptes, convocation, avis, relevé compteurs, etc. !

Une AG ou Assemblée générale est la réunion de tous les copropriétaires de l’immeuble. Elle peut être ordinaire ou extraordinaire. L’AG ordinaire se tient chaque année à une date fixée par l’acte de base ou par décision d’AG. Une AG extraordinaire peut être convoquée à tout moment par le syndic ou à la demande des copropriétaires. L’AG peut valablement délibérée à partir du moment où le double quorum est atteint, à savoir : plus de la moitié des copropriétaires présents ou représentés et au moins la moitié des quotités présentes ou représentées.

Le renouvellement du mandat du syndic est décidé lors de l’Assemblée Générale annuelle des copropriétaires si le contrat est d’une durée de un an. Lorsqu’il a été désigné par le règlement de copropriété, son mandat expire de plein droit lors de la première AG. Cependant son contrat peut être arrêté à tout moment sur simple décision de l’Assemblée Générale des copropriétaires, et selon les conditions reprises dans ce contrat. Un nouveau syndic est alors nommé lors de cette même assemblée. Les copropriétaires auront pris contact et demandé des devis à divers syndic avant la tenue de cette assemblée afin d’élire un nouveau syndic.

L’Assemblée générale des copropriétaires est souveraine. C’est elle qui décide des travaux à exécuter ou non. Ces décisions sont votées lors d’une AG ordinaire ou extraordinaire selon les quotités des votants. Le syndic se charge d’exécuter et de faire exécuter les décisions prises par l’AG et d’accomplir tout acte conservatoire et d’administration provisoire. Le syndic peut décider seul de certains travaux. On parle de travaux urgents pour préserver l’intégrité de l’immeuble. Certaines copropriétés fixent un montant maximum pour lequel le syndic peut engager seul la copropriété.

Le syndic, qu’il soit professionnel ou bénévole, a pour mission principale de gérer la copropriété au nom de l’ensemble des copropriétaires. Il est responsable de l’exécution des décisions prises en Assemblée Générale, de la gestion administrative et financière (appels de fonds, paiement des factures, tenue de la comptabilité), et de l’entretien des parties communes.

Il représente également légalement le syndicat des copropriétaires, notamment en justice ou vis-à-vis des tiers. En cas d’urgence, il peut prendre des mesures conservatoires pour protéger les intérêts de la copropriété.

Le syndic doit rester neutre, transparent et agir dans l’intérêt collectif. Ses obligations sont
définies par la loi du 16 mai 1975 sur la copropriété des immeubles bâtis.

Easy Syndic est un syndic professionnel dont les prestations sont adaptées à la gestion des petits immeubles ou petites copropriétés composées de maximum 9 lots. En effet la gestion de petites copropriétés, est sensiblement différente des immeubles de grandes tailles. Cela demande moins de contraintes et moins de lourdeur administrative. Tout en assurant les mêmes obligations qu’un syndic « traditionnel », Easy Syndic offre un prix adapté aux prestations usuelles pour la gestion des immeubles de maximum 9 lots, afin d’éviter que le poste « gérance » ne représente + de 50% des charges de l’immeuble et/ou annuelles. En plus des prestations usuelles, Easy Syndic propose une série de prestations à la carte (suivi travaux et sinistre, CC, AGE, contentieux…) avec un tarif clair.

La durée du contrat de syndic est de 1 an à 3 ans maximum. Le syndic n’a pas le droit de contracter des contrats pour la copropriété d’une durée supérieure à son mandat décidé lors de l’Assemblée générale des copropriétaires.

Au Grand-Duché de Luxembourg, les missions du syndic sont encadrées par la loi du 16 mai 1975 portant statut de la copropriété des immeubles bâtis. Que le syndic soit professionnel ou bénévole, il agit au nom de tous les copropriétaires pour assurer la gestion et la bonne administration des parties communes de l’immeuble.

En raison de la complexité de ses fonctions, de nombreuses copropriétés choisissent de confier cette tâche à un syndic professionnel.

Missions principales du syndic :

• Convoquer et organiser l’Assemblée Générale annuelle des copropriétaires
• Rédiger et consigner le procès-verbal des décisions prises en AG dans le registre
  de la copropriété ;
• Mettre en œuvre les décisions votées par l’Assemblée Générale ;
• Tenir une comptabilité claire, transparente et détaillée, gérer les comptes de la
  copropriété, effectuer les appels de fonds, et assurer le paiement des factures ;
• Établir un budget prévisionnel pour les dépenses courantes de fonctionnement,
  d’entretien et d’administration ;
• Représenter le syndicat des copropriétaires en justice et dans tous les actes civils
  liés à la gestion de l’immeuble ;
• Prendre les mesures conservatoires nécessaires en cas d’urgence ;
• Archiver et transmettre les documents officiels au syndic successeur en cas de
  changement ;
• Faciliter l’accès aux documents non confidentiels pour tous les copropriétaires ;
• Demander plusieurs devis pour les travaux importants, sur la base d’un cahier des
  charges, afin de garantir la mise en concurrence ;
• Tenir à jour la liste des copropriétaires et leurs coordonnées.

Responsabilité du syndic

Le syndic engage sa responsabilité en cas de mauvaise gestion. Des négligences peuvent
entraîner :

• La dégradation du bâtiment,
• Des pertes financières en cas de charges impayées non suivies,
• Des risques importants en cas d’assurance inadaptée.

Même un syndic bénévole doit exercer sa mission avec sérieux. Il est fortement recommandé de souscrire une assurance responsabilité civile. Si le syndic agit à titre gratuit, cette assurance peut être prise en charge par l’association des copropriétaires.

L’Assemblée générale des copropriétaires est souveraine et c’est donc elle qui décide des travaux à exécuter ou non. Ces décisions sont votées selon les quotités des votants. Le syndic peut décider seul de travaux urgents pour préserver l’intégrité de l’immeuble. L’AG peut également, si elle le souhaite, donner mandat au Conseil de Copropriété pour décider de certains travaux et fixer un budget maximum pour lequel le conseil peut décider et ce, sans devoir repasser par une décision d’AG.

C’est le syndic qui gère le contrat d’assurance de l’immeuble. C’est donc lui qui gère tout ce qui touche aux parties communes et les sinistres entre copropriétaires.

C’est le syndic qui gère le suivi des travaux dans les parties communes de l’immeuble. Les travaux privatifs sont exclusivement gérés par les copropriétaires, mais il est préférable d’avertir le syndic en cas de tenue de travaux. L’assemblée générale peut décider qu’un des copropriétaires gère le suivi de travaux aux parties communes (devis, suivi, réception, etc.) ou mandater un expert pour la gestion de travaux plus spécifiques (architecte, ingénieur, etc.).

Au sens strict de la loi luxembourgeoise, le syndic, qu’il soit professionnel ou bénévole, doit veiller à :

• Rédiger le procès-verbal des décisions prises lors de l’Assemblée générale des copropriétaires ;
• Consigner ces décisions dans le registre de la copropriété dans un délai de trente jours suivant l’Assemblée, et les transmettre à tous les copropriétaires ainsi qu’aux autres syndics éventuels ;
• Exécuter et faire exécuter les décisions prises par l’Assemblée générale conformément aux dispositions légales.

  Ces obligations sont prévues notamment par les articles pertinents de la loi du 16 mai 1975 portant statut de la copropriété des immeubles bâtis.

Il n’y a aucune obligation à ce qu’un syndic soit professionnel. Mais face aux obligations, aux responsabilités de plus en plus lourdes aux yeux de la Loi, et à la complexité de la tâche, de plus en plus de copropriétés décident de faire appel à un syndic professionnel.